Digitales Schlüsselmanagement

ESSECCA und wowflow können durch ihr neuartiges Lösungskonzept die Verwaltung vieler tausender Schlüssel digitalisieren

Die Geschichte von „Tausend und einem Schlüssel“ nahm am 15.4.2021 in einem Zoom-Meeting ihren Lauf. Michael Reiner, Leiter Business Development bei ESSECCA war eingeladen worden, als Diskussionsteilnehmer an einer von Drazen Ivanis – Geschäftsführer von wowflow, dem Anbieter der gleichnamigen Facility-Management-Software – virtuellen Podiumsdiskussion teilzunehmen. Die Online-Veranstaltung stand unter dem Motto „Schlüsselverwaltung – absichtlich vergessen oder einfach übersehen?“ Unter den Speakern und Teilnehmenden waren Vertreterinnen und Vertreter namhafter, österreichischer Immobilienunternehmen. Große Immobilienverwaltungen haben oft zehntausende Schlüssel zu verwalten. Die Antwort auf die Frage „Wo ist der Schlüssel gerade“, kann oft nicht oder nur mit erheblichem Aufwand beantwortet werden. Dieses Ziel erschien den meisten Mit-Diskutanten als unerreichbarer, märchenhafter Zustand. Den Weg zum digital administrierten Hausverwaltungs- und Maklerbetrieb konnte sich - ob der vermeintlich exorbitanten Umstellungsaufwendungen - niemand realistisch vorstellen. Das Fazit der Podiumsdiskussion: Ein ganzheitliches Konzept muss her.

Enorme Kosteneinsparungen durch Digitalisierung im Schlüsselmanagement

ESSECCA und wowflow erkannten das Momentum und nahmen den Auftrag, ein ganzheitliches Konzept zu erstellen, an. In zahlreichen Workshops mit den österreichischen Big Playern der Immobilien- und Hausverwaltungsbranche wurden Probleme, Bedürfnisse und Fakten erhoben. „Unsere Prozessanalysen ergaben, dass die Schlüsselverwaltung großen Immobilienunternehmen oft mehrere Hunderttausend Euro pro Jahr an Personalaufwand kostet. Personal, das in anderen Bereichen weitaus mehr zur Wertschöpfung beitragen könnte,“ berichtet ESSECCA Business Development Leiter und Prokurist Michael Reiner.

Praxisorientierte Lösung

Wie praxistauglich die von ESSECCA entwickelte Lösung ist, zeigt sich nicht zuletzt daran, dass sie bereits bei namhaften Immobilienverwaltungen wie der BUWOG im Einsatz ist. Besonders spannend: ESSECCA verfügt über eine Middleware für die Vernetzung von Systemen in Gebäuden, die im Rahmen eines umfangreichen Projektes bei der ASFINAG eingesetzt wird. Um noch schneller auf individuelle Anforderungen eingehen zu können, wird derzeit sogar eine eigene Software-Entwicklungsabteilung aufgebaut.

Die erste Phase: Digitalisierung mechanischer Schlüssel

Durch umfangreiche Hard- und Software-Integration haben ESSECCA und wowflow eine Sicherheits- und Facility-Management-Lösung geschaffen, die es ermöglicht alle Prozesse rund um die Verwaltung von mechanischen Schlüsseln zu digitalisieren.

Die Ausgabe und Retournierung der Schlüssel erfolgen lückenlos digital, alle Prozesse können über die wowflow-Web- und Smartphone-App abgewickelt werden. Dank SALTO Systems und der Abbildung aller mechanischen Schlüssel in der SALTO Verwaltungssoftware können auch elektronische Zutrittspunkte in das System eingebunden werden. Durch die Integration von SALTO JustIn Mobile in die wowflow-Software kann das Smartphone darüber hinaus als elektronisches Zutrittsmedium eingesetzt werden.

Für die Aufbewahrung der mechanischen Schlüssel kommen Deister Schlüsselschränke zum Einsatz. Diese werden über elektronische Terminals bedient und steuern die Öffnung mit der Smartphone-App. Die Software-Integration macht es möglich, dass sowohl Zutrittsmanagement als auch der Prozess der Schlüsselverwaltung userfreundlich über eine einzige App – das Wowflow – Frontend gesteuert wird.

„Wir haben mit der Unterstützung von wowflow vier Software-Lösungen – SALTO Space, SALTO JustIn Mobile, Deister Schlüsselmanagement und wowflow Facility Management - in einer App-Oberfläche verbunden. Dadurch wird es möglich, dass zum Beispiel ein Makler über die App einen Schlüssel reserviert, informiert wird, in welchem Schlüsselschrank dieser abzuholen ist und eine temporäre elektronische Zutrittsberechtigung für das Gebäude bekommt, in dem sich der Schlüssel befindet“, gibt sich ESSECCA CEO Wilfried Hirmann über die Leistung seines Teams und die Kooperation mit wowflow begeistert. Jeder Schlüssel wird mit einem Deister-Key-Tag und einem QR-Code-Anhänger versehen, der für die eindeutige Identifikation des Schlüssels in der wowflow-Software dient. Der Scan des QR-Codes mittels App löst automatisiert weitere Prozesse aus, wie etwa die Öffnung eines Übergabeprotokolls, das in der App unterschrieben werden kann. Über einen integrierten Web-Server kann auch Externen die Nutzung der Schlüsselverwaltungsfunktionen ermöglicht werden.

Das Ziel: Schrittweise Ablöse mechanischer Schlüssel

Durch die SALTO-Integration können Immobilienverwaltungen schrittweise ihre Liegenschaften auf eine elektronische Zutrittssteuerung umstellen und beide Systeme auch im Hybrid-Modus komfortabel über dieselbe Software verwalten. Die Kunden erarbeiten gemeinsam mit den Experten von ESSECCA eine Digitalisierungs-Roadmap, in der definiert wird, bei welchen Objekten die Umstellung auf eine digitale Zutrittsverwaltung sinnvoll ist.

„Digitales Schlüsselmanagement: Ist die Zukunft der Immobilienverwaltung digital und schlüssellos?"

Am 18.7. haben wir unser bei der BUWOG Group umgesetztes Referenzprojekt vorgestellt und gemeinsam mit Branchenexpert:innen über die Zukunftsperspektiven einer digitalen Immobilienverwaltung diskutiert. 

• Helmut BAYERL, MBA | BUWOG Group | Abteilungsleiter Kaufmännische Immobilienverwaltung
• Mag. Daniela FRÜHWALD, MSc | EHL Immobilien GmbH | Verwaltung WEG | stv. Bereichsleiterin
• Rudolf HERMANN | Attensam West Hausbetreuung GmbH | Operativer Geschäftsführer
• Bernhard HOFER| NV Immobilien | Geschäftsführer
• DI Drazen IVANIS | wowflow GmbH | Gründer, CEO
• Michael REINER | ESSECCA GmbH | Leiter Business Development, Prokurist
• Mag. Udo WEINBERGER, MSc | Udo Weinberger Immobilienverwaltung | Geschäftsführer & Vorstandsmitglied ÖVI

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Handy-App mit zahlreichen Funktionen

Die wowflow-App zeichnet sich durch die einfache und zugleich sichere Handhabung der intelligenten Verwaltungssoftware aus, Zutrittsmanagement und Prozesse der Schlüsselverwaltung können bequem über eine einzige App gesteuert werden. So werden beispielsweise via Handy-App Schlüssel reserviert, entlehnt und retourniert.

„Vereinfachte und schnellere Abwicklung, reibungslose und automatisierte Arbeitsabläufe und Dokumentation im Schlüsselmanagement führen zu einer enormen Kostenersparnis im Facility Management und in der Hausverwaltung“ ist Gründer und Geschäftsführer von wowflow, Drazen Ivanis überzeugt.

Unkomplizierte Umstellung

Der Wechsel auf eine digitale Zutritts- und Schlüsselverwaltung kann leichter vollzogen werden, als man es sich vielleicht vorstellt. Bei älteren Gebäuden ist es oft ausreichend, einen Türbeschlag oder Schließzylinder mit der passenden elektronischen Komponente auszustatten. Auch die Sorge, dass Bestandstüren unansehnlich verkabelt werden müssen, ist unbegründet, denn fast die gesamte Kommunikation der elektronischen Zugangslösung erfolgt kabellos.

In der Regel werden nur die relevanten Türen in einer Liegenschaft ausgestattet – das sind meistens bis zu fünf Türen bzw. Zylinder: Das Eingangstor und die Keller-, Müll-, Heiz- bzw. Technikräume. Die restlichen Türen gehören normalerweise zu den Privat- bzw. Mieterwohnungen und werden somit von den Bewohner:innen verwaltet.

Ist ein Haus ohne Schlüssel möglich?

wowflow CEO Drazen Ivanis hat eine eindeutige Antwort: „Ja, das gibt es schon durch die Kooperation von wowflow mit ESSECCA. Das Smartphone ist nicht nur unser Kommunikationsmedium, sondern auch das Medium für Zahlungen, Buchungen und Zutrittskontrolle geworden. Mit wowflow in Kombination mit SALTO von ESSECCA werden Aufträge und Wartungen automatisiert, aber auch die Zutrittskontrolle eingesetzt, um Aufträge und Wartungen durchzuführen und zu dokumentieren.“