Projektbeschreibung
Kunde: BUWOG Group GmbH
Objektart/Nutzung: Immobilienverwaltung
Gewerke: Zutritt, digitales Schlüsselmanagement
Projektart: Bestand und Neubau
Ort: Wien
Rahmenbedingungen
Die BUWOG Group GmbH ist der führende Komplettanbieter am österreichischen Wohnimmobilienmarkt. Das Unternehmen entwickelt und bewirtschaftet seit über 70 Jahren Wohnungsimmobilien und deckt dabei mit den Geschäftsbereichen Asset Management, Property Sales und Property Development die gesamte Wertschöpfungskette des Wohnungssektors in Österreich ab.
Aktuell verfügt die BUWOG Group GmbH über rund 21.300 Bestandseinheiten in Österreich sowie etwa 6.900 Wohneinheiten in der Development-Pipeline, die sich auf die Hauptstadt Wien fokussiert. Allein für die Bestandsliegenschaften in Wien gilt es dabei über 10.000 Schlüssel zu verwalten.
Im Zuge der Digitalisierungsinitiative der BUWOG wurde eine Arbeitsgruppe installiert, um die Weichen für die Digitalisierung des Schlüsselmanagements zu stellen und heraufzufinden, ob es am Markt Lösungen für die digitale Verwaltung von mechanischen Schlüsseln gibt, die auf die Bedürfnisse der Immobilienverwaltung zugeschnitten sind.
Anforderungen
Die abteilungsübergreifende Projektgruppe verfolgte dabei den Auftrag
Eine zentrale Erkenntnis des Projektteams war, dass die zukünftige Schlüsselmanagement-Lösung die Verwendung mobiler Devices ermöglichen sollte. Bei der Auswahl des Lösungsanbieters wurde besonders darauf geachtet, einen Umsetzungspartner zu finden, der auf fundierte und jahrelange Erfahrung zurückgreifen kann.
Die Entscheidung für ESSECCA
Im Rahmen der Vorbereitung der Ausschreibung besuchte die BUWOG-Projektgruppe namhafte österreichische und deutsche Hersteller, um sich einen Marktüberblick zu verschaffen. Die Marktrecherche führte zu dem Ergebnis, dass die Out-of-the-box-Lösungen vieler Hersteller starr waren und die Bedienung komplexer als gewünscht.
Um ein System zu finden, das alle Anforderungen der BUWOG erfüllen kann, wurde ein Ausschreibungsverfahren eingeleitet, um alternative Anbieter sowie deren Lösungen und Leistungen anhand der vorab definierten Kriterien zu bewerten.
Die von ESSECCA in Kooperation mit Wowflow individuell entwickelte Lösung für digitales Schlüsselmanagement erfüllte diese Anforderungen am besten.
„Mit der Lösung von ESSECCA haben wir ein flexibles, sicheres und absolut verlässliches System gefunden, das individuell auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten wurde. Die Software von Wowflow, die als Verwaltungsfrontend dient, ist logisch aufgebaut, übersichtlich und einfach zu bedienen. Die umfangreiche Systemintegration im Hintergrund ist darauf ausgerichtet, uns in eine schlüssellose Zukunft zu begleiten und mit unserem Unternehmen mitzuwachsen“, gibt sich Helmut Bayerl, Abteilungsleiter Kaufmännische Immobilienverwaltung bei der BUWOG Group GmbH, überzeugt.
„Besonders hat mir der offene und produktive Austausch im Rahmen der Entwicklung des Implementierungskonzeptes gefallen. Dank der offenen Kommunikation über die Zukunft, die mit Herrn Reiner (ESSECCA) und Herrn Ivanis (Wowflow) stattgefunden hat, haben wir jetzt ein flexibles und zukunftsträchtiges System. Auch während der Implementierungsphase hat sich die ausgeprägte Lösungsorientierung unserer Projektpartner bewährt: Egal, welche Herausforderung sich ergab, sie wurde gelöst“, beschreibt Helmut Bayerl die Zusammenarbeit weiter.
Umsetzung
Durch umfangreiche Hard- und Software-Integration haben ESSECCA und Wowflow eine Lösung geschaffen, die es ermöglicht, alle Prozesse rund um die Verwaltung von mechanischen Schlüsseln zu digitalisieren. Dabei wurden vier Software-Lösungen – SALTO Space, SALTO JustIn Mobile, Deister Schlüsselmanagement und Wowflow Facility Management - in einer App-Oberfläche verbunden.
Ausgabe und Retournierung der Schlüssel erfolgen lückenlos digital, alle Prozesse können über die Wowflow-Web- und Smartphone-App abgewickelt werden. So können mechanische Schlüssel zukünftig an mehreren Standorten komfortabel und flexibel verwaltet werden. Durch die Integration in das elektronische Zutrittssystem von SALTO Systems und die Abbildung aller mechanischer Schlüssel in der SALTO Verwaltungssoftware, können auch elektronische Zutrittspunkte in das System eingebunden werden. Die Integration von SALTO JustIn Mobile in die Wowflow-Software ermöglicht darüber hinaus, dass das Smartphone als elektronisches Zutrittsmedium eingesetzt werden kann.
Für die Aufbewahrung der Schlüssel kommen Deister-Schlüsselschränke zum Einsatz, die über elektronische Terminals bedient werden.
In der ersten Projektphase wurden im Kunden- und Verwaltungszentrum der BUWOG in Wien neun Deister-Schlüsselschränke installiert, in denen sämtliche Schlüssel der Wiener Bestandsobjekte verwaltet werden, insbesondere für leerstehende Immobilien, Technikschlüssel sowie Schlüssel für allgemeine Türen. Trotz der großen Anzahl von über 10.000 Schlüsseln findet die BUWOG zurzeit mit einer überschaubaren Anzahl an Schlüsselschränken das Auslangen, da sich etwa fünfzig Prozent der Schlüssel im Umlauf befinden.
Jeder Schlüssel wird mit einem Deister-Key-Tag und einem QR-Code-Anhänger versehen, der für die eindeutige Identifikation des Schlüssels in der Wowflow-Software dient. Unterschiedliche Schlüsselkategorien sind mit Anhängern in verschiedenen Farben gekennzeichnet. Der Scan des QR-Codes mittels App löst automatisiert weitere Prozesse aus, wie etwa die Öffnung eines Übergabeprotokolls, das in der App unterschrieben werden kann. Über einen integrierten Web-Server kann bei Bedarf auch Externen die Nutzung der Schlüsselverwaltungsfunktionen ermöglicht werden.
Die Umstellung auf eine digitale Schlüsselverwaltung wurde bei der BUWOG durch eine organisatorische Veränderung begleitet, sodass die Schlüsselverwaltung nun über eine zentrale Abteilung erfolgt. Diese managt mit Unterstützung des elektronischen Systems alle Prozesse, wie etwa die Erstanlage aller mechanischer Schlüssel oder die Vorbereitung der Schlüssel, die an Wartungspartner für die Laufzeit des Wartungsvertrages vergeben werden.
Die Digitalisierung des Schlüsselmanagements hat für das Team der BUWOG-Immobilienverwaltung viele Arbeitserleichterungen mit sich gebracht:
Weitere geplante Projektschritte
- Ausweitung des digitalen Schlüsselmanagements auf die BUWOG-Standorte in Villach, Graz und Salzburg
- Vergabe und Verwaltung digitaler Zutrittsberechtigungen über das zentrale Schlüsselverwaltungssystem
- Digitale Verwaltung von Schließplänen
- Integration der Schlüsselverwaltung mit anderen Systemen (ERP-System, Prozessmanagement-Software) und Prozessen (Sanierung, Wohnungsübergabe, Mieterwechsel, Mietvertragserstellung, Schlüssel-Übergabe,…)
